دومین قانون مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار شما

نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری کسب و کار: درک نیازهای حسابداری شما

گام اولی که برای انتخاب نرم افزار حسابداری می‌بایست انجام دهید تجزیه و تحلیل درست کسب و کار شماست تا بتوانید نرم افزاری را انتخاب کنید که به نیازهای مدیریتی و مالی شما پاسخ بدهد، با انجام این گام مهم زمان خود را بخرید چرا که آخرین چیزی که می‌خواهید این است که این روند را طی دو سال آینده تکرار کنید.

اگر رشد غیر منتظره ای را تجربه کنید که کار شما را ارتقا بدهد بسیار عالی است، در غیر این صورت اگر برنامه‌ریزی مناسب در این مرحله داشته باشید و بررسی مناسبی قبل از خرید انجام دهید شما خود را از دردسرهای تغییر نرم افزار نجات داده‌اید.

آنچه در مورد کسب و کارتان باید بدانید

اولین قدم که باید قبل از تصمیم گیری بر روی خرید نرم افزار حسابداری انجام دهید این است که مطمئن شوید که شما تا حدی سواد و اطلاعات حسابداری دارید. یکی از اشتباهات افراد در هنگام خرید نرم افزار حسابداری، اعتقادشان بر این است که آنها نیازی به دانستن هیچ چیز در مورد حسابداری مالی ندارند، زیرا نرم افزار از آن برای شما مراقبت می‌کند.

راه های متعددی وجود دارد که یک کارآفرین و یا مدیر اجرایی کوچک می‌تواند در درک آنچه که کسب و کار آنها نیاز به حفظ آن دارد (برای تصمیم گیری بهتر کسب و کار) تصمیم بگیرد. مثلا اینکه چه گزارش‌هایی برای تولید نیاز دارد (برای خدمات درآمد داخلی و مقامات مالیات دولتی). برای درک این نیاز می‌توانید کتاب بخوانید یا در اینترنت به تحقیق و جستجو بپردازید.

نوع کسب و کار شما تعیین می‌کند که آیا به چندین بخش مختلف که دارای ماژول های تخصصی یا بسته های افزوده هستند نیاز دارید یا خیر فقط بخش هایی که اطلاعات فعالیت تخصصی شما را ذخیره می‌کند. به عنوان مثال اگر تولید کننده هستید، ممکن است لازم باشد قدرت درک موجودی و دستکاری قطعات را داشته باشید. اگر شما یک خرده فروش هستید، ممکن است لازم باشد که در مورد موجودی خود را از طریق یک نرم افزار فروش به فروش برسانید.

با حسابدار و کارکنان خود صحبت کنید

قبل از اینکه اقدام به خرید کنید با یک حسابدار خارجی یا یک حسابدار داخلی مشورت کنید، شاید حسابدار شما نیازهای مهم نرم افزاری شما را بهتر تشخیص دهد. آنها می دانند نوع کسب و کار شما چیست و به چه چیزی نیاز دارید.

اما گاهی اکثر حسابداران فقط با یک نرم افزار کار می‌کنند و این ممکن است انتخاب مناسبی برای شما نباشد.

بخش فناوری اطلاعات شما همانند حسابدار شما مهم است. شما همچنین نیاز به درک وضعیت سخت افزاری خود دارید؛ بسته های نرم افزار حسابداری ویژه کسب و کارهای گوناگون با استفاده از پایگاه داده‌های بزرگ، معمولا بسیاری از جداول داده‌های مختلف که همه با هم کار می‌کنند را شامل می‌شود، بنابراین نیاز به یک نگاه خوب به فضای دیسک خود دارید.

همانطور که داده های حسابداری شما رشد می‌کند،شما به فضای بیشتری برای ذخیره سازی اطلاعات نیاز دارید این یکی از مهم ترین موارد برای بررسی است. همچنین شما باید سن سیستم خود را بررسی کنید و روش پشتیبان گیری و رسانه های ذخیره سازی را نیز ارزیابی کنید.

منبع: گروه نرم افزاری قیاس