در فصول مالیاتی بسیاری از صاحبان کسب وکارهای کوچک، داده‌های مالیاتی خود را به طرق مختلفی به دست حسابدارانی مانند من می‌رسانند. زمانی که اطلاعات از این طریق به من منتقل می‌شوند معمولا به این نکته می‌اندیشم که کدام هزینه ها ممکن است به دلیل اشتباه و یا بی دقتی عنوان نشده باشند. غالبا در زمانی مجبور به سوال کردن می‌شوم که با برخی از کسورات مواجه می‌شوم که به دلیل فراموش کردن هزینه هایی مانند کارمزدهای بانکی و سود کارت‌های اعتباری ایجاد شده‌اند. به نظر می‌رسد که با در نظر گرفتن نکات مهم نرم افزار مالی بتوان از وقوع برخی از این اشتباهات جلوگیری نمود.
اما زمانی که مشتری یک فایل حسابداری کامپیوتری که به روز رسانی شده و شامل خریدهای نقدی و یا کارت اعتبار می‌باشد را برای من ارسال می‌کند، تقریبا اطمینان می‌یابم که هر یک از کسورات مجاز در اظهارنامه مالیاتی لحاظ خواهند شد.
من تمامی صاحبان مصمم کسب و کار را تشویق به نگهداری از دفاتر حسابداری خود بر روی نرم افزار حسابداری کرده ام. علاوه بر تکمیل داده ها، دلایل مهم دیگری نیز برای پیگیری تراکنش های مالی کسب و کار با استفاده از نرم افزار حسابداری وجود دارد:
تهیه صورت مغایرت بانکی آسان خواهد شد.
زمانی که صورت مغایرت حساب بانکی خود را در نرم افزار حسابداری تهیه می کنید کسورات را فراموش نخواهید کرد. اگر کارمزدهای بانکی را ارسال نکنید و یا رسید تبادلات کارت های نقدی را در فروشگاه لوازم اداری فراموش کنید حساب شما تراز نخواهد شد.
ورودی آسان
اگر ورود داده ها با کیبورد را در تراکنش های خود دوست ندارید، اکثر بانک ها اجازه دانلود مستقیم داده‌های حساب بانکی شما را خواهند داد. با تعداد کمی کلیک بر روی کیبورد، میتوانید تراکنش های کل یک ماه را وارد کنید. پیگیری کارت های اعتباری که در کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرند، می تواند تسهیل شود و شما ارسال هزینه های مالی را به خاطر خواهید سپرد. تعیین مغایرت تراز کارت اعتباری به همان روشی که مغایرت تراز بانکی را برای صورت های مالی انجام می دهید به شما این اطمینان را می دهد که تمام تراکنش ها محاسبه و در نظر گرفته شده اند.
اظهارنامه های مالی رسمی
یک نرم افزار حسابداری کامپیوتری می تواند ترازنامه ها و صورت حساب های سود و زیان را که برای ارزیابی پیشرفت کسب و کار شما ضروری هستند، تهیه نماید. اگر شما به دنبال تامین مالی کسب و کار خود هستید باید به سرمایه گذاران خود صورت های مالی را ارائه دهید.
تاریخچه کسب و کار
چیزی بیشتر از بکار بردن صورت مالی نسبی درآمد برای مقایسه فعالیت سال کنونی با سال یا سال های قبلی نمی تواند آموزنده و رضایتبخش باشد. یک برنامه صفحه گسترده نیز می تواند چنین چیزی را برای شما تدارک ببیند، اما ورود داده ها ناشیانه و با بی دقتی همراه خواهد بود. با وجود صفحات گسترده، زمانی که می خواهید با ارقام کار کنید و یا آن ها را تغییر دهید خواهید توانست داده های خود را از نرم افزار به برنامه صفحه گسترده خود کپی کنید.
تاریخچه و گزارش پرداختی های مشتری
استفاده از یک نرم افزار که قابلیت صدور صورت حساب را دارد به شما این امکان را می دهد که تاریخچه خرید مشتری و عادت های او در شیوه پرداخت را دنبال کنید. گزارش های پرداختی های مشتری می تواند تهیه گردد تا تلاش برای دریافت صورت حساب های پرداخت نشده را تسهیل سازد. در حقیقت میتوانید تلاش برای دریافت صورت حساب ها را در جعبه یادداشت ویژه ای بر روی صفحه پروفایل مشتری ثبت کنید.
تاریخچه فروشندگان و صورت حساب ها
علاوه بر نوشتن چک‌ها در زمانی که موعد پرداخت قبوض فرا می‌رسد، شما میتوانید از سیستم حساب های قابل پرداخت برای در نظرگرفتن قبوض و بدهی ها در موعد پرداخت و برنامه ریزی برای جریان نقدی خود استفاده کنید. همچنین استفاده از نرم افزار گزارش هایی از هر فروشنده را برای شما تدارک خواهد دید. این امر تشخیص وپیدا کردن پرداختی ها و صورت حساب های قبلی را آسان می سازد.
آمادگی داشتن برای حسابرسی صورت های مالی
هر زمان که بازرسان و ماموران IRS مشاهده می کنند که صورت های مالی در یک نرم افزار حسابداریرسمی نگهداری می شوند خصوصا اگر توسط یک سرویس حرفه ای ثبت گزارشات مالی انجام شود حسابرسی در مدتی کوتاه انجام خواهد شد. مامور، یک بررسی کوتاه از صورت های مالی بانکی انجام داده و اگر همه چیز توسط نرم افزار مهیا و آماده باشد حسابرس به جای بررسی خط به خط هزینه ها، نمونه ای از هزینه ها را برای حسابرسی انتخاب می کند.