نرم افزار حسابداری می‌تواند بسیاری از راه های مفید برای مدیریت وظایف مالی را در شرکت شما ایجاد نماید. بدون توجه مناسب به نکات طلایی سیستم های حسابداری و مالی، صاحبان کسب و کار در برخی از مواقع با سرمایه گذاری در نرم افزار نامناسب حسابداری مرتکب اشتباه هایی هزینه ساز خواهند شد و سپس برای اجرای نرم افزار با مشکلات فراوانی مواجه می شوند و یا حتی متحمل هزینه های گزاف تری برای تغییر نرم افزار خواهند شد.
حیطه کسب و کار
اولین و مهمترین چیزی که صاحبان کسب و کار باید قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری سندسازی کنند حیطه کسب و کار و وظایف حسابداری ای است که نرم افزار باید به شکلی ایده آل اجرا نماید. همچنین علاوه بر الزامات بنیادین حسابداری، لیستی از سایر آیتم هایی که می خواهید نرم افزار حسابداری مدیریت کند، مانند حقوق و دستمزد کارمندان، مدیریت موجودی و محاسبه هزینه تهیه نمایید. یادداشتی از کل هزینه برای هر بسته نرم افزاری تهیه کنید تا از این طریق بتوانید به دقت بسته های مختلف را با هم مقایسه کنید.
ماژول هایی که مد نظر قرار می گیرند
هنگامی که حیطه کسب و کار خود و هدف بسته نرم افزاری را تعریف می‌کنید، آزمایش و برگزیدن امکانات نرم افزار به یک وظیفه آسان تر تبدیل می‌شود، زیرا شما میتوانید به آسانی گزینه هایی را که آیتم های ذکر شده در لیست حیطه شما را پوشش نمی‌دهند، حذف نمایید. تعیین کنید که برای هر یک از بسته های حسابداری که حیطه شما را پوشش می دهند، کدام ماژول ها دارای قیمت پایه هستند و کدام یک از آن ها از هزینه های اضافی یک ماژول حقوق و دستمزد برخوردار می‌باشند.
دسترسی و قابلیت جابجایی
اگر شما یک مکان واحد برای کسب و کار خود دارید و انتظار تغییر آن را نیز ندارید، هر بسته ای که بر روی یک سرور شبکه نصب شود برای کسب و کار شما مناسب خواهد بود. باید توجه داشته باشید که در صورت نیاز و در حالتی که از چندین مکان برخوردار هستید و یا قصد داشتن چندین مکان را دارید، چگونه کارمندانی که در بازار و به دور از محل شرکت مشغول بکار هستند به نرم افزار حسابداری دسترسی خواهند داشت. اگر شما از یک متخصص تکنولوژی اطلاعات برخوردار نیستید، راه اندازی سیستم ورود به server exchange ممکن است هنگام نصب و یا رفع اشکال در زمان وقوع یک مشکل به امری پیچیده تبدیل شود. برای کسب و کارهای کوچک با مکان های متفاوت، یا کارمندانی که از خانه کار می کنند، نرم افزارهای اینترنتی ممکن است بهترین گزینه باشند.
دانش مورد نیاز
نرم افزارهای حسابداری همه کاره و قدرتمند همچنان بی استفاده خواهند بود اگر کارمندان شما نتوانند طرز استفاده از آن ها را فراگیرند. هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری شما باید سطح یادگیری کارمندان و سختی های گزینه های نرم افزاری را مد نظر قرار دهید. برخی از نرم افزارهای حسابداری نیاز به سطح بالایی از دانش برای راه اندازی و استفاده دارند در حالی که سایر بسته های نرم افزاری به شکلی مناسب برای صاحبان کسب و کار و کارمندانی که از دانش و تجربه حسابداری برخوردار نیستند سازماندهی شده اند.
هزینه
هنگامی که شما با توجه به الزامات حیطه کسب و کار، قابلیت جابجایی، ماژول و دانش خود بسته های نرم افزاری را حذف و انتخاب کرده اید، آخرین فاکتوری که باید مورد توجه قرار گیرد هزینه بسته های نرم افزاری باقی مانده است. هنگام در نظر گرفتن هزینه، هزینه های به روزرسانی، پشتیبانی و مجوز دهی سالانه را باید محاسبه نمایید. بسته های پشتیبانی فنی را مقایسه نمایید و هزینه های اضافی بسته های پشتیبانی را به هزینه کلی نرم افزار حسابداری اضافه کنید. اگر نمی توانید خودتان نصب و راه اندازی نرم افزار حسابداری را اجرا نمایید، تخمین هایی از هزینه های نصب، راه اندازی را در نظر گرفته و این رقم را به هزینه کلی اضافه نمایید.