چگونه از اشتباهات رایج در ارتباط با مشتری اجتناب کنیم؟(قسمت سوم)

عدم تطابق ارتباطات باقابلیت پاسخگویی سریع

افراد برای مدتی در مورد فروش اجتماعی هیجان بسیار زیادی از خود نشان می‌دهند. در این مدت شایسته است که با افراد از طریق تعداد بسیار زیادی از واسطه‌های ارتباطی از قبیل ایمیل و SMS، توییتر و لینکت این  به تعامل بپردازید.

اشتباهات رایجی که در ارتباطات فروش همواره شاهد آن هستم، عدم برقراری ارتباط درجایی است که افراد بیشتر از هر زمان دیگری پس از اولین تماس پاسخگو هستند.

من با شخصی در ارتباط بودم که هر زمان که تمایل به چت کردن با من داشت در مسنجر فیس‌بوک به من پیام می‌داد درحالی‌که من او را به استفاده از FB مسنجر وادار می‌کردم.

زمانی که شروع به تعامل با شخص با بیش از یک وسیله ارتباطی می‌کنید باید توجه دقیقی به‌سرعت پاسخگویی او در هر یک از آن مدیوم‌ها داشته باشید و به ارتباط با او درجایی که وی بیشترین پاسخگویی را در آن دارد تمرکز کنید.

درهرحال این موضوعی نیست که تنها در ارتباطات فروش خارجی اتفاق بیفتد. چند روز قبل همراه با یک مدیر فروشبودم و او به من گفت که نمایندگان او می‌دانند که اگر کسی نیاز به دریافت یک پاسخ سریع از او داشته باشد باید از طریق ایمیل بر روی Slack به وی پیغام دهد.

“من پاسخگویی بسیار بیشتری در Slack نسبت به inbox خوددارم که همیشه مشکل‌آفرین بوده است.”

اگر نرخ پاسخگویی را در سطح مورد انتظار خود از جانب یک شخص دریافت نکردید شاید به آن دلیل بوده است که سعی کرده‌اید تنها از طریق یک کانال با او ارتباط برقرار کنید و درجایی دیگر با او تماس بگیرید. در طول سال‌ها من تعداد بسیار زیادی دوئیت موفق با افرادی داشته‌ام که هرگز از طریق ایمیل به من پاسخ نخواهند داد.

در Troops ما بر روی روشی کارکرده‌ایم که آخرین زمانی که شما با یک نفر از طریق ایمیل تماس گرفته‌اید را ردیابی و کنترل می‌کند.

درخواست ایمیل معرفی در مقایسه با ارسال توضیحات  

هر زمان که سعی می‌کنید با شخصی که نمی‌شناسید ارتباط برقرار کنید همواره یک معرفی گرم و صمیمانه بهترین شانس شما برای موفقیت خواهد بود.

بهترین راه برای مطرح کردن درخواست یک ایمیل معرفی  روشی است که به کمترین میزان تلاش از سوی شخصی که از او می‌خواهید این معرفی‌نامه را تهیه کند نیاز داشته باشد.

طبق تجربه من ارسال یک درخواست قابل فوروارد برای معرفی‌نامه نسبت به سایر روش‌ها آسان‌ترین راه ممکن هست. تمام‌کاری که شخص باید انجام دهد آن است که گزینه فوروارد را انتخاب کند و شاید یک یا دو جمله به آن اضافه نماید.

بااین‌حال بسیاری از افراد توصیف و توضیحاتی مختصر برای این درخواست ارسال می‌کنند به‌جای آن‌که یک ایمیل قابل فوروارد برای آن‌ها بفرستند.

این موضوع شاید  جز اشتباهات به نظر آید اما ارسال توضیحات مسلماً یک موضوع ناخوشایند برای شخصی است که ما از او درخواست فرستادن یک ایمیل معرفی داریم.

فرستنده باید یک ایمیل جدید و یک عنوان ایمیل تنظیم کند و موارد موردنظر در توضیحات را نیز در آن بگنجاند. آن روش چگونه کارایی بیشتری دارد؟ بر  اساس یک قاعده کلی هرچقدر انجام کاری را آسان‌تر کنید احتمال بیشتری وجود دارد که شخص آن را انجام دهد.

همان‌طور که گفته شد این ایده آل ترین روش برای درخواست ایمیل معرفی هست.

از تمام اشتباهات مربوط به ارتباطات فروش که در بالا به آن اشاره شد می‌توان به‌راحتی و با داشتن اطلاعات دقیق و توجه به جزئیات اجتناب کرد. آن‌ها ممکن است موارد کوچکی به نظر آیند اما همواره بهترین فرد، امور کوچک را به‌درستی انجام می‌دهد. این‌گونه می‌توانید به یک فرد برتر تبدیل شوید.

هدف از این مطلب ایجاد آگاهی بیشتر درباره لغزش‌های رایج در ارتباطات فروش بوده است بنابراین همه ما می‌توانیم در آینده از آن‌ها اجتناب کنیم!

چه اشتباهات رایجی را دیده‌اید و به‌صورت آگاهانه سعی نموده‌اید از آن اجتناب کنید؟ در کامنت ها ما را از آن آگاه کنید.

به عقیده من زمانی که از طریق ایمیل و یا پیام از طریق رسانه‌های اجتماعی ارتباط برقرار می‌کنید یکی از مواردی که از اهمیت زیادی برخوردار است نوشتن متن در پاراگراف‌های مجزا است. در اکثر وب‌سایت‌ها این روشی است که مطالب نوشته می‌شوند، بنابراین همه عادت کرده‌اند که مطالب را در بخش‌های 5 یا 7 خطی مطالعه کنند. خصوصاً این نحوه خواندن مطالب بر روی دستگاه‌های موبایل بسیار راحت‌تر بوده و این حس را ایجاد نمی‌کند که خواندن متن کار سختی است زیرا این موضوع می‌تواند منجر به این گردد که هرگز متن خوانده نشود.

فکر می‌کنم مورد دیگری که در زمان ارتباط با یک شخص اهمیت بسیار زیادی دارد آن است که واقعاً ایمیل و یا پیام او را قبل از پاسخ دادن مطالعه کنید. مطمئن هستم برای شما اتفاق افتاده است که یک پاسخ ایمیل از شخصی دریافت کنید که به شکلی واضح نشان می‌دهد تمام آنچه نوشته بودید مطالعه نشده است. نوشتن متن در پاراگراف‌های مجزا از این موضوع نیز جلوگیری می‌کند. بسیاری از افراد تنها عناوین و یا قسمت‌های کوچکی از متن را مطالعه می‌کنند. با نوشتن متن در پاراگراف‌ها شانس بیشتری وجود دارد که خواننده حداقل از هر پاراگراف قسمت کوچکی را مطالعه کند.

بسیاری از پلتفرم‌های ارسال پیام در رسانه‌های اجتماعی مانند توییتر و یا لینکد این، گزینه ارسال اتوماتیک را در خود ایجاد کرده‌اند. این به معنی آن است که زمانی که شما کلید اینتر را فشار می‌دهید پیغام شما به‌صورت اتوماتیک ارسال می‌شود. زمانی که از یک کامپیوتر و یا کیبورد بدون سیمی که به دستگاه موبایل شما اتصال یافته است استفاده می‌کنید و تمایل دارید برای ایجاد یک پاراگراف قبل از ارسال پیام به خط بعدی بروید، می‌توانید چند لحظه کلید شیفت را فشار داده و سپس اینتر را بزنید. این روش در اکثر پلتفرم های پیام‌رسانی عملکرد یکسانی دارد.

منبع: گروه نرم افزاری قیاس