سیستم حسابداری یک کسب و کار منبع اصلی اطلاعات مدیریت می‌باشد که باید این اطلاعات را از پایگاه داده های حسابداری استخراج کرد. مدیران برطرف کننده مشکلات هستند. هر کسب و کاری مشکلات خاص خود را دارد که در بعضی از مواقع ممکن است مشکلاتی جدی محسوب شوند. با این حال صورت های مالی برای برجسته کردن چنین مشکلاتی طراحی نشده اند. به جز در موارد غیر معمول که در آن کسب و کار در شرایط بسیار وخیم مالی قرار دارد، هرگز نخواهید توانست تنها با مطالعه صورت های مالی خارجی در مورد مشکلات تجارت خود آگاه شوید.
سیستم حسابداری یک کسب و کار منبع اصلی اطلاعات مدیریت می‌باشد که باید این اطلاعات را از پایگاه داده های حسابداری استخراج کرد. مدیران برطرف کننده مشکلات هستند. هر کسب و کاری مشکلات خاص خود را دارد که در بعضی از مواقع ممکن است مشکلاتی جدی محسوب شوند. با این حال صورت های مالی برای برجسته کردن چنین مشکلاتی طراحی نشده اند. به جز در موارد غیر معمول که در آن کسب و کار در شرایط بسیار وخیم مالی قرار دارد، هرگز نخواهید توانست تنها با مطالعه صورت های مالی خارجی در مورد مشکلات تجارت خود آگاه شوید.
صورت های مالی خارجی برای ” بزرگنمایی نکات مثبت، حذف نکات منفی و درگیر نشدن با مشکلات در بین مسیر” طراحی شده اند.
یافتن مشکلات و فرصت ها
به دو دلیل مدیران کسب و کار نیاز به اطلاعات حسابداری بیشتری نسبت به اطلاعات منتشر شده در صورت های مالی خارجی دارند:
- برای مطلع شدن از مشکلات موجود و یا مسائلی که ممکن است در آینده ایجاد شوند و تهدیدی برای عملکرد سود، جریان نقدی و موقعیت مالی کسب و کار باشند.
- برای یافتن موقعیت هایی که رشد عملکرد مالی و سلامت کسب و کار را به همراه خواهند داشت.
“استخراج داده ها” یک اصطلاح رایج امروزی می‌باشد. سیستم حسابداری یک کسب و کار منبع اصلی اطلاعات مدیریت است ولی شما باید این اطلاعات را از پایگاه داده های حسابداری استخراج کنید. یک مدیر هنگام کار کردن با یک کنترلر (رئیس حسابداری)، باید در مورد اطلاعاتی که فراتر از موارد گزارش شده در صورت های مالی خارجی است تصمیم گیری کند.
پرهیز از ارائه بیش از حد اطلاعات
مدیران کسب و کار افرادی بسیار پرمشغله هستند. هیچ چیز بیشتر از دریافت حجم بسیار زیادی از اطلاعات که هیچ کاربردی برای شما ندارد خسته کننده نمی‌باشد. به همین دلیل کنترلر باید به شکلی محتاطانه از ارائه بیش از حد اطلاعات جلوگیری کند. در حالی که برخی از انواع اطلاعات حسابداری باید به طور مرتب در دسترس مدیران کسب و کار قرار گیرند، سایر انواع اطلاعات تنها باید در صورت نیاز ارائه شوند.
به صورت ایده آل، کنترلر ذهن هر مدیری را می‌خواند و دقیقا اطلاعات حسابداری را که هر مدیری به آن نیاز دارد در اختیار او قرار خواهد داد. مسلما در واقعیت، این موضوع نمی‌تواند عملی شود. یک مدیر ممکن است در مورد اطلاعاتی که نیاز دارد و آن دسته از اطلاعاتی که مورد نیاز نیست مردد باشد. اطلاعات تنها به مرور زمان می توانند در مسیر درست خود جریان یابند.
همچنین چگونگی تبادل اطلاعات موضوعی اختیاری و بر اساس ترجیحات فردی می‌باشد. برخی از اطلاعات اضافی مدیریت می‌توانند در بدنه اصلی مدارک حسابداری گنجانده شوند. اما بیشتر این اطلاعات در قالب برنامه های زمانی تکمیلی، گراف ها و گزارشات ارائه می‌شوند. اطلاعات ممکن است به کامپیوتر مدیران منتقل شود و یا ممکن است اجازه استخراج اطلاعات از پایگاه داده حسابداری کسب و کار به مدیر داده شده باشد.
نکته‌ی ساده ای که در اینجا وجود دارد آن است که مدیران و کنترلرها باید خیلی زود و به طور مرتب با مدیران ارتباط برقرار نمایند تا آن‌ها را از دریافت اطلاعات مورد نیازشان بدون درگیر شدن با داده‌های غیرضروری مطمئن سازند. هیچ کس تمایل ندارد تا وقت ارزشمند خود را صرف تهیه گزارشاتی نماید که هرگز خوانده نمی‌شوند. بنابراین قبل از شروع به گردآوری اطلاعات حسابداری برای مطالعه مدیران، مطمئن شوید که اطلاعات کافی در مورد خواسته های مدیران را در اختیار دارید.
منبع: گروه نرم افزاری قیاس
- ۹۶/۰۶/۲۹