کارکردن بدون داشتن یک قرارداد، مشکلاتی را به همراه خواهد داشت. بدون داشتن یک قرارداد قانونی مشتری می‌تواند از خدمات شما استفاده کرده و سپس هیچ پولی بابت زمان و تلاش شما پرداخت نکند. اما آیا می‌دانید که تنظیم یک قرارداد می‌تواند برای اطمینان یافتن از پرداخت صورت حساب ها مفید واقع شود؟
یک قرارداد کلیات توافقات را برای انجام امور بین فروشنده و مشتری مشخص می‌کند. این موضوع به فروشنده و مشتری اجازه می‌دهد تا در زمان تصمیم گیری در مورد حیطه کاری، نرخ‌های پرداخت، شرایط پرداخت، مهلت انجام کارها و غیره به توافق دست یابند. این موضوع از هر گونه اخلال در مسیر انجام کارها جلوگیری کرده و از این که هر دو طرف به مفهوم دستاوردها و شرایط پروژه دست یافته اند اطمینان حاصل می‌شود.
در اینجا به چند وجه مهم که باید در زمان تنظیم قرارداد بین شما و مشتری در نظر گرفته شود اشاره شده است.
چه کالاهایی و خدماتی تهیه خواهند شد؟
یک قرارداد باید به کالاها وخدماتی که شما برای مشتری آماده خواهید کرد
اشاره کند. این موضوع به وضوح کاری که باید از سوی شما انجام شود را مشخص
می‌کند. همچنین انتظارات مشتری از شما روشن خواهد شد. این مورد یکی از مهم
ترین اجزای هر قراردادی محسوب می‌شود. همچنین میتوانید مطمئن شوید که هیچ
گونه پرسش و یا نگرانی در مورد کار اتمام یافته شما وجود نخواهد داشت.
نرخ شما چیست؟
باید با مشتری خود در زمان عقد قرارداد، بر سر نرخ مورد نظر خود به توافق
رسیده باشید. آیا پرداخت به شما به صورت ساعتی و یا ماهانه انجام می‌شود؟
زمان پایان پروژه چیست؟ اگر یک مشتری پیش از موعد مقرر با نرخ های شما
توافق کند احتمال بسیار کمتری دارد تا در زمان دریافت صورت حساب با آن
مخالفت نماید.
مهلت نهایی شما چه زمانی است؟
یکی از مهم ترین اجزای قرارداد موعد مقرر برای انجام امور است. در حالی که
بیشتر شاغلین آزاد و مشاورین آخرین فرصت انجام امور را خود تعیین می‌کنند،
اکثر مشتریان تمایل دارند تا پروژه در تاریخ مشخصی خاتمه یابد. زمانی که هر
دو طرف در مورد موعد مقرر به توافق دست یابند، مشتری از این که پروژه در
زمان مورد نظر آن ها به اتمام می‌رسد اطمینان یافته و تامین کننده خدمات
نیز گارانتی می کند که کار را به موقع تحویل خواهد داد. زمانی که پروژه
تکمیل می‌شود مشتری برای خدمات ارائه شده مبلغی را پرداخت خواهد کرد.
به علاوه موعدهای مقرر از پذیرفتن بیش از حد کارها و در نتیجه عدم تکمیل یک پروژه جلوگیری می‌کنند. عدم تحویل کار در موعد مقرر منجر به چه چیزی خواهد شد؟ پرداختی به شما صورت نخواهد گرفت.
انتظار دارید تا پرداخت به شما به چه نحوی صورت گیرد؟
وجه مهم دیگر یک قرارداد تعیین دقیق چگونگی پرداخت به شما خواهد بود. آیا
از طریق چک، کارت اعتباری، سپرده مستقیم و یا یک درگاه پرداخت اینترنتی
مانند PayPal انجام می‌شود؟ به علاوه شما نیاز به یک برنامه زمانی برای
پرداخت دارید. مثلا تعیین کنید که پرداخت ها در اول هر ماه انجام شود و یا
برای پرداخت، اقساط دو هفته ای در نظر بگیرید.
زمانی که هر دوطرف از زمان و نحوه پرداخت مورد انتظار آگاهی یابند، از تاخیر در انجام پرداخت ها جلوگیری خواهد شد. همچنین تمام اطلاعات مربوط به صدور صورتحساب ها می‌تواند با توجه به تاریخ صدور آن در اولویت قرار گیرد و این مورد می‌تواند در نرم افزار حسابداری برای تنظیم صورت حساب‌های مکرر استفاده شود که موجب صرفه جویی در زمان شما خواهد شد و تضمین می‌کند که صورت حساب‌های شما در زمان مورد نیاز ارسال می‌شوند.
صورت حساب های تخصصی اولین قدم برای دریافت وجوه و پرداختی ها است.
آیا دریافت پیش پرداخت قابل قبول خواهد بود؟
بسیاری از تامین کنندگان خدمات به دریافت شکلی از پیش پرداخت تمایل دارند.
برای مثال درخواست 50% پیش پرداخت و 50% پس از اتمام پروژه امری معمول
محسوب می‌شود. این موضوع حساب‌های دریافتنی را حداقل می‌سازد و در حالی که
در حال کار بر روی پروژه هستید جریان نقدینگی را حفظ خواهد کرد. به یاد
داشته باشید شما همچنان صورت حساب هایی برای پرداخت خواهید داشت.
چگونه با عدم پرداخت ها برخورد خواهد شد؟
زمانی که یکی از مشتریان شما صورت حساب خود را در زمان مقرر توافق یافته
پرداخت نمی‌کند چه اتفاقی خواهد افتاد؟ یک قرارداد کمک می‌کند تا این موضوع
حل شود و انگیزه ای برای پرداخت های سریع تر ایجاد شود. زیرا از این طریق
جریمه‌های دیرکرد که متوجه مشتری خواهد شد روشن می‌گردد (برای مثال به ازای
هر ماه دیرکرد در پرداخت بدهی 2% از سرمایه به عنوان جریمه کسر خواهد
گردید).
علاوه بر جریمه های دیرکرد در پرداخت، توافق در مورد شرایط عدم پرداخت می تواند باعث شود تا کار شما تا زمانی که صورتحساب از سوی مشتری به طور کامل تسویه شود متوقف گردد. این امر می‌تواند حتی در حالتی که پرداخت ها به صورت اقساط انجام می‌شود مفید واقع شود.
چه کسی طرف دیگر شما در قرارداد قلمداد می‌شود؟
زمانی که بر روی یک پروژه کار می‌کنید، خصوصا زمانی که برای یک سازمان بزرگ
مشغول به کار هستید با تعداد بسیار زیادی از سهامداران سر و کار خواهید
داشت. به همین دلیل این امر می‌تواند دریافت بازخورد کار شما را در مورد
کاری که می‌کنید با وقفه مواجه سازد زیرا شما مجبور به انتظار برای شنیدن
نظرات مشتریان خود و همچنین تیم آن‌ها برای مشاوره خواهید بود. مشخص کردن
یک مخاطب در قرارداد کمک خواهد کرد تا پیشرفت روان تر و سریعتر پروژه تضمین
شود و در موعدهای مقرر کارها به انجام رسد که همه این ها شانس شما را برای
دریافت سریع پرداختی ها افزایش خواهد داد.
همچنین شما باید با کسی در ارتباط باشید که مسئول امور مربوط به صورتحساب ها است. اگر بتوانید مستقیما با آن ها وارد معامله شوید، در واقع واسطه ها را در این بین کنار زده اید و مجبور نخواهید بود تا به خاطر گردش صورتحساب در بین چند نفر دچار نگرانی شوید.
در صورت فسخ پروژه چه اتفاقی خواهد افتاد؟
برخی از مواقع یک پروژه کنسل خواهد شد. پس از آن چگونه کارهایی که تا قبل
از فسخ قرارداد انجام داده‌اید جبران خواهد شد؟ جریمه فسخ تضمین می کند که
برای زمان و تلاشی که صرف انجام پروژه کرده‌اید به شما مبلغی پرداخت
می‌شود، حتی اگر پروژه کنسل شود. همچنین این موضوع می تواند از دست کشیدن
زود هنگام مشتری از پروژه جلوگیری کند زیرا اتمام پروژه بسیار مقرون به
صرفه تر از آن است که مشتری جریمه فسخ قرارداد را بپردازد.
آیا کار شما از حق کپی رایت استفاده می‌کند؟
این موضوع ممکن است محدود به صنایع خلاق شود، اما داشتن حق کپی رایت در
کار، راهی است تا از این که مشتریان از کار شما استفاده کنند بدون این که
بابت آن پولی پرداخت کنند جلوگیری شود. به بیانی دیگر حق کپی رایت به معنی
آن است که کار شما متعلق به شما است تا زمانی که مشتری بابت آن پولی
بپردازد. این موضوع خصوصا در صنعتی که عکاسی و نویسندگی در آن دخیل هستند
کاربرد ویژه‌ای می یابد.
همه چیز را به صورت نوشته ثبت کنید.
یک قرارداد از انجام کلاهبرداری از جانب شما و هم مشتری جلوگیری می‌نماید و
می‌تواند در همه امور قانونی و اختلافات پیش آمده مورد استفاده قرار گیرد.
همچنین قراردادها می‌توانند ضمانت کنند که در صورت فرستاده شدن صورتحساب،
در موعد مقرر صورتحساب مورد نظر پرداخت خواهد شد زیرا به روشنی تعریف
کننده شرایط کار ارائه شده، زمان مورد انتظار برای اتمام آن، چگونگی و زمان
پرداخت کردن به شما و عواقبی که مشتری در صورت عدم پرداخت در موعد مقرر با
آن مواجه خواهد شد می باشد.
با استفاده از نکات ذکر شده، قبل از آن که زمان و تلاش خود را صرف کاری کنید، اطمینان خواهید یافت که از یک قرارداد مطمئن و مشخص برخوردار هستید.